Intomatic hecht een groot belang aan jouw privacy en een zorgvuldige omgang met jouw persoonsgegevens. We doen ons uiterste best om je in heldere taal uit te leggen welke persoonsgegevens we verzamelen, waarvoor we deze gebruiken en wat jouw rechten zijn.

Deze privacyverklaring dateert van 20 februari 2026.

1. Wie zijn wij?

“Wij”, “we”, “ons” of “onze” betekent Intomatic nv met maatschappelijke zetel te Veldkant 33, 2550 Kontich en met ondernemingsnummer 0567.903.326.

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens, of wens je een van jouw rechten uit te oefenen? Neem dan contact op via info@intomatic.eu.

2. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing op onze website, onze direct-marketingactiviteiten en de algemene organisatie van Intomatic.

3. Waarom en hoe verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Als je onze website bezoekt en/of in contact met ons staat, is het mogelijk dat bepaalde persoonsgegevens worden verwerkt. Hieronder vind je een overzicht van de verschillende verwerkingsactiviteiten die mogelijk op jou van toepassing zijn.

3a. Contact via onze website

Rechtsgrond: Toestemming

Op onze website zijn contactformulieren beschikbaar. Je kan ons ook bereiken via e-mail of telefoon. We verwerken deze gegevens om jouw contactverzoek te behandelen. We verzoeken je om geen vertrouwelijke of gevoelige gegevens mee te delen. De verwerking gebeurt op basis van jouw toestemming, die je te allen tijde kan intrekken zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking.

  • Welke gegevens? Identificatie- en contactgegevens
  • Bron? Rechtstreeks van jou via het contactformulier
  • Bewaartermijn? Tot één jaar na afhandeling van het contactverzoek, plus de archiveringstermijn van gerelateerde communicatie
  • Gedeeld met? Verwerkers zoals onze hostingleverancier
  • Geautomatiseerde besluitvorming? Neen
  • Doorgifte buiten de EER? Neen

3b. Beheer van klantenrelaties (inclusief prospectie nieuwe klanten)

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang

Intomatic legt actief nieuwe contacten en bouwt aan relaties met bestaande klanten. In dat kader worden persoonsgegevens verwerkt om je bijvoorbeeld uit te nodigen voor communicatie, webinars of events. Je kan hiertegen steeds bezwaar maken zoals beschreven onder “Recht op bezwaar”.

  • Welke gegevens? Identificatie- en contactgegevens
  • Bron? Rechtstreeks van jou via het relatiebeheer
  • Bewaartermijn? Tot 7 jaar na afhandeling van een laatste opdracht of contact
  • Gedeeld met? Verwerkers zoals onze CRM-software
  • Geautomatiseerde besluitvorming? Neen
  • Doorgifte buiten de EER? Neen

3c. Versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen

Rechtsgrond: Toestemming

Via onze website kan je je inschrijven voor onze nieuwsbrief en uitnodigingen voor events of webinars. De verwerking gebeurt op basis van jouw toestemming. Je kan deze op elk moment intrekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Na intrekking ontvang je geen verdere berichten meer.

  • Welke gegevens? Identificatie- en contactgegevens
  • Bron? Rechtstreeks van jou bij je inschrijving
  • Bewaartermijn? Zolang de toestemming niet wordt ingetrokken
  • Gedeeld met? Verwerkers zoals onze CRM-, webinar- en mailsoftware
  • Geautomatiseerde besluitvorming? Neen
  • Doorgifte buiten de EER? Neen

3d. Werving en selectie

Rechtsgrond: Toestemming (sollicitaties en wervingsreserve), gerechtvaardigd belang (actieve werving)

Wanneer je solliciteert of spontaan solliciteert, verwerkt Intomatic jouw persoonsgegevens voor rekrutering en selectie. Dit gebeurt op basis van jouw toestemming, die je te allen tijde kan intrekken.

Wanneer Intomatic zelf actief werft, gebeurt dit op basis van publiek beschikbare of via derden verkregen gegevens, op grond van ons gerechtvaardigd belang. Je kan hiertegen bezwaar maken zoals beschreven onder “Recht op bezwaar”.

  • Welke gegevens? Identificatie- en contactgegevens, plus eventuele gegevens uit je cv zoals persoonlijke kenmerken, opleiding, professionele ervaring, huidig loon en voordelen
  • Bron? Bij sollicitatie: rechtstreeks van jou. Bij actieve werving: via openbare platformen of tussenpersonen
  • Bewaartermijn? Niet weerhouden sollicitanten: maximaal 1 jaar na sollicitatie. Wervingsreserve: maximaal 3 jaar na sollicitatie of zolang toestemming niet ingetrokken
  • Gedeeld met? Verwerkers zoals rekruteringskantoren
  • Geautomatiseerde besluitvorming? Neen
  • Doorgifte buiten de EER? Neen

3e. Beheer van leveranciersrelaties (inclusief prospectie nieuwe leveranciers)

Rechtsgrond: Gerechtvaardigd belang

Intomatic werkt samen met leveranciers en verwerkt daarvoor persoonsgegevens van medewerkers bij die leveranciers. Je kan hiertegen steeds bezwaar maken zoals beschreven onder “Recht op bezwaar”.

  • Welke gegevens? Identificatie- en contactgegevens
  • Bron? Rechtstreeks van jou via het relatiebeheer
  • Bewaartermijn? Tot 12 jaar na afhandeling van een laatste opdracht of contact
  • Gedeeld met? Verwerkers zoals onze CRM-software
  • Geautomatiseerde besluitvorming? Neen
  • Doorgifte buiten de EER? Neen

4. Delen van persoonsgegevens met derden

Wanneer je onze website bezoekt of gebruik maakt van onze diensten, kunnen we beroep doen op derde partijen, zoals partners, verbonden vennootschappen en leveranciers. Deze partijen helpen ons onze diensten te leveren, te ondersteunen en te verbeteren, onder meer via hosting, klantondersteuning en technische diensten.

In het kader van een reorganisatie, fusie, verkoop of andere overdracht van bedrijfsmiddelen is het mogelijk dat we ook gegevens delen met derde partijen. Verder kan het zijn dat we toegang tot jouw gegevens moeten verstrekken omwille van een wettelijke verplichting, aan autoriteiten of overheidsinstellingen, of in het kader van jouw vitaal belang.

5. Doorgeven van persoonsgegevens buiten de EER

Intomatic geeft in principe geen persoonsgegevens door aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Mocht dit uitzonderlijk toch het geval zijn, zorgen we ervoor dat deze doorgifte in overeenstemming is met de AVG, onder meer via een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen.

6. Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

We bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zoals opgelegd door de toepasselijke wetgeving. De specifieke bewaartermijnen vind je per verwerkingsactiviteit terug in hoofdstuk 3.

7. Geautomatiseerde individuele besluitvorming

Intomatic neemt geen beslissingen over individuen op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering, die rechtsgevolgen hebben of andere significante gevolgen voor betrokkenen.

8. Jouw rechten en hoe je ze uitoefent

Intomatic vindt het belangrijk dat je steeds zelf controle behoudt over jouw persoonsgegevens. Je beschikt over de volgende rechten:

Recht op inzage
Je hebt recht op toegang tot jouw persoonsgegevens en aanvullende informatie zoals beschreven in deze verklaring. Je kan een kopie opvragen, het eerste exemplaar is gratis.

Recht op verbetering
Zijn de gegevens die we over jou bewaren onnauwkeurig of onvolledig? Dan heb je het recht om deze te laten corrigeren of aanvullen.

Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde gevallen kan je vragen om de verwerking van jouw gegevens te beperken, zodat ze enkel worden opgeslagen en voor specifieke doeleinden worden gebruikt.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Wanneer de verwerking berust op jouw toestemming en via geautomatiseerde processen verloopt, heb je het recht om jouw gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of rechtstreeks te laten overdragen aan een derde partij.

Recht op bezwaar
Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens, in het bijzonder bij verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct-marketingdoeleinden. In dat geval stoppen we met de verwerking, tenzij we aantoonbare dwingende gerechtvaardigde belangen kunnen aanvoeren.

Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid)
Je kan ons verzoeken jouw persoonsgegevens te wissen wanneer deze niet langer nodig zijn, je jouw toestemming intrekt of de verwerking onrechtmatig is, tenzij wettelijke uitzonderingen van toepassing zijn.

Recht op intrekking van toestemming
Heb je toestemming gegeven voor een bepaalde verwerking? Dan kan je deze op elk moment intrekken, zo eenvoudig als het geven ervan.

Voor het uitoefenen van bovenstaande rechten neem je contact op via info@intomatic.eu. We reageren binnen één maand na ontvangst van jouw verzoek. Indien we de termijn moeten verlengen of niet aan jouw verzoek kunnen voldoen, brengen we je tijdig op de hoogte.

9. Vragen of klachten?

Heb je na het lezen van deze verklaring nog vragen of opmerkingen? Neem dan contact op via info@intomatic.eu.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België is dat de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. We vragen je echter om eerst contact met ons op te nemen, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

10. Aanpassingen aan deze verklaring

Intomatic is een dynamische omgeving in volle groei. Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze diensten of de geldende wetgeving dat vereisen. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte en vragen we, waar nodig, jouw toestemming.